Bien choisir le lieu de son événement d’entreprise avec l’agence KOA

L’agence KOA, implantée dans la région brestoise depuis 2021, accompagne les entreprises et les clubs sportifs dans l’organisation de leurs événements internes et externes, de l’identification des objectifs à la mise en place opérationnelle. Et pour garantir le succès d’un événement, le choix d’un lieu adapté est primordial. 

Un lieu en adéquation avec vos objectifs

La première étape pour réussir son événement d’entreprise est de déterminer les objectifs. C’est en fonction des objectifs fixés que les critères du choix de la salle pourront être définis. En effet, l’organisation des 50 ans de l’entreprise ne demandera pas le même lieu qu’une session de team-building ou qu’un lancement de produit. Les messages n’étant pas les mêmes en fonction des cibles, il est essentiel de choisir un cadre adapté à son public. 

Un lieu en phase avec vos critères principaux

Une fois la typologie de votre événement défini, certains critères doivent être pris en compte pour déterminer le lieu idéal pour l’organiser. 

1. La capacité d’accueil. En fonction du nombre d’invités attendus, tous les lieux ne seront pas adaptés. Un diner assis de 100 personnes requière une surface plus importante qu’un cocktail debout pour 150 personnes. La capacité d’accueil maximal d’un lieu est donc le premier facteur limitant dans son choix, afin d’apporter à tous les invités assez d’espace pour se sentir bien et garder une image positive de l’événement. 
2. Le budget. Avec la capacité d’accueil, ce critère est le plus déterminant dans le choix du lieu pour votre événement. En fonction du budget déterminé, certains lieux pourront être inaccessibles. Cependant, le budget n’est pas un critère de réussite. Il est tout à fait possible d’organiser des événements avec des budgets plus contraints, en faisant des compromis et souvent preuve d’imagination. Certains postes de dépenses peuvent être optimisés en modifiant leur format (restauration, décor, animation) tout en conservant une ambiance propice à la réussite de l’événement. 
3. La durée. Tous les lieux d’événement ou de réception ne sont pas fait pour accueillir des séminaires de trois jours ou des colloques d’une semaine. Certains espaces ont une capacité d’accueil limité à la journée ou à la soirée, quand d’autres lieux sont plus flexibles. Pour un événement qui s’inscrit dans la durée, il est essentiel de s’y prendre largement en avance afin de pouvoir réserver un créneau plus important, mais également de pouvoir anticiper les différentes animations et temps forts qui se dérouleront sur plusieurs jours. 
4. La date. En fonction du jour retenu pour votre événement d’entreprise, il sera judicieux de s’y prendre longtemps en avance. En effet, certaines périodes sont plus chargées au niveau événementiel d’entreprise : Noël, la rentrée, avant l’été ou en janvier. Les lieux prisés sont donc souvent réservés plusieurs mois en avance. La date joue aussi une place importante dans le choix du lieu car la saison influence beaucoup l’organisation. Un cocktail estival pourra s’organiser en extérieur alors qu’en hiver il faudra prévoir un espace couvert et chauffé. 

Un lieu en harmonie avec votre image de marque

Le choix du lieu pour votre événement doit également s’inscrire dans une démarche globale d’image et de communication. Qu’il s’agisse d’un événement interne pour les collaborateurs ou d’un événement externe avec les clients et les fournisseurs, le lieu doit refléter les valeurs de l’entreprise. Cela permet de conserver un discours de marque cohérent et de ne pas risquer de véhiculer des messages contradictoires. Par exemple, une société innovante dans le secteur de l’environnement privilégiera un lieu plutôt orienté nature avec une décoration respectueuse de l’environnement, ou encore une entreprise avec une forte croissance choisira un lieu prestigieux pour capitaliser sur les retombées médiatiques. 

Un lieu qui répond aux exigences des critères secondaires

Après avoir arrêté le choix du lieu, il est important de vérifier d’autres points importants au niveau logistique et organisation pour la réussite de l’événement. 

1. L’accessibilité. A deux niveaux, la notion d’accessibilité est essentielle dans la planification d’un événement. Le premier, est l’inclusion des personnes à mobilité réduite. Et pour permettre à tous de vivre pleinement l’expérience événementielle proposée, il faut anticiper les problématiques d’accès. Si l’événement se déroule dans un lieu atypique ou difficile d’accès (plage, bateau, forêt, vieux bâtiment, etc.) il faut trouver des alternatives pour intégrer les personnes à mobilité réduite : rampe d’accès, transport dédié encore accès spécifique. Le deuxième point concerne la facilité à accéder au lieu, et sa proximité géographique des grands axes. Un lieu facile d’accès permettra à un plus grand nombre de participants d’être présents lors de l’événement. Un fléchage ou des indications spécifiques peuvent également simplifier l’accès au lieu et ainsi ne pas risquer de perdre des invités !

1. Hébergement. En fonction de la durée du lieu et de sa typologie, la présence sur place ou aux alentours de solutions d’hébergement peut être importante voire indispensable. Notamment dans les lieux isolés, avec des événements qui se terminent tard ou qui durent plusieurs jours. Cela permet d’éviter de nombreux déplacements et favorisera la convivialité. 
2. Matériel et équipement. Tous les lieux ne proposent pas le même niveau d’équipement, ni le même matériel. Certains disposent d’une cuisine équipée, mais pour les autres il faut anticiper avec le traiteur ou la solution de restauration afin de prévoir le matériel nécessaire. Concernant le matériel, cela dépend également de la typologie de l’événement. Pour une conférence, il faudra de nombreuses chaises et du matériel de sonorisation, pour un repas assis il faudra des tables ou pour un cocktail des manges-debout seront nécessaires. En enfin, en fonction de l’ambiance ou de l’animation retenue, de nombreux accessoires ou matériels supplémentaires pourront être essentiels. 

Afin de réussir votre événement, le choix du lieu est donc une étape très importante. Si vous hésitez, ou si vous souhaitez être accompagnés par une équipe de professionnelles, faites appel à l’agence KOA ! Notre équipe vous guidera dans le choix du lieu le plus adapté et s’occupera de l’organisation dans les moindres détails ! 

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