POUR UNE ORGANISATION OPTIMALE, CONFIEZ VOS RÉUNIONS PROFESSIONNELLES À L’AGENCE KOA
Qui dit rentrée, dit reprise du travail et dit réunion professionnelle. Et pour qu’une réunion soit réussie, elle doit être bien organisée.
L’agence KOA, créée en 2021, est spécialisée dans l’organisation d’événements d’entreprise dans la région de Brest, dans le Finistère.
Organiser des réunions professionnelles, c’est important !
Souvent peu appréciées par leur manque d’efficacité et leur temps perdu, elles font pourtant partie de la vie de votre entreprise. Elles sont importantes pour communiquer à tous sur des éléments clé de l’entreprise de vive voix, pour des formations ou encore pour booster le moral des troupes.
Les étapes clé pour la bonne organisation d’une réunion.
Pour une réunion professionnelle réussie, il faut se poser les bonnes questions et avoir les éléments nécessaires pour bien l’organiser :
- Le thème et les objectifs de la réunion (et sa pertinence)
En effet, pour commencer, il faut se demander pourquoi organiser cette réunion ? Est-elle réellement nécessaire ? Il faut que cette réunion réponde à un besoin (d’information par exemple) pour la plupart des collaborateurs et que cette réunion, de vive voix, permette à chacun de s’exprimer et d’avoir toutes les réponses à ses questions.
- Choisir les participants de la réunion
Comme évoqué précédemment, il faut que les personnes présentent à cette réunion y voient un réel intérêt. Lorsque le thème et les objectifs de la réunion ont été bien définis, le choix des participants sera plus évident. En fonction du thème : une réunion concernant des futures décisions importantes doit avoir comme participants des personnes décisionnaires. Pour une réunion efficace, il faut maximum 8/10 personnes. Au-delà, chaque personne n’aura pas le temps de s’exprimer sur le sujet de la réunion et cela risque d’être contre-productif et avec des questions en suspens.
- Définir la structure et l’ordre du jour
En fonction du thème de la réunion, la structure ne sera pas la même et donc le déroulement non plus. Pour une réunion type information, un discours de présentation sera le bienvenu. Pour une réunion à la suite d’un problème, un brainstorming sera utile afin d’énumérer les idées de chacun pour le résoudre. Il faudra alors définir la structure et le déroulement de la réunion clairement à chaque participant afin que cela soit clair pour chacun.
- Fixer une date et des horaires (et s’y tenir)
Il est important de définir des horaires de réunion (heure de début et heure de fin) et de définir des temps précis pour chaque sujet qui vont être abordés. La durée idéale d’une réunion n’excède pas 45 minutes. En revanche, si cela doit durer plus longtemps, prévoyez des temps de pause.
Il est également déconseillé de la faire tôt le matin (pour éviter les retardataires) et juste avant midi (les ventres se creusent). Les horaires tardifs en fin de journée ne sont également pas privilégiés, car chacun se demandera comment rentrer le soir suivant l’heure de fin de la réunion.
- Choisir un lieu adapté
Enfin, quand le thème, la structure, le déroulement, les participants et l’horaire adéquat a été choisi, il ne manquera plus que le lieu.
Le lieu dépendra surtout de la structure de la réunion et du nombre de participants. Un lieu accessible pour tous en transports ou parking, avec le matériel nécessaire et des places pour chacun.
Une bonne organisation sur la structure, le déroulement de la réunion, les discours ou interventions de chacun, la préparation en amont de chaque participant, le lieu adéquat et des horaires respectées permettront de faire de cette réunion professionnelle une réussite.
Pourquoi faire appel à l’agence KOA pour organiser une réunion professionnelle ?
Afin que les réunions professionnelles de votre entreprise soient efficaces et utiles, il faut donc bien les préparer.
Si vous ne savez pas par où commencer, ou si vous avez besoin d’être accompagné pour déterminer le lieu adapté ou encore l’ordre du jour et bien d’autres éléments clé, notre équipe est là pour vous aider !
Alors ? A quand la prochaine réunion ?
